Ziel
In unserem Adressbuch von Thunderbird (Cardbook) haben wir im Laufe der Zeit viele Adressen gesammelt. Nun soll ein Teil dieser Adressen genutzt werden, um beispielsweise Einladungen zu verschicken. Basis für diese Serienbriefe sind Tabellen mit den Feldern aus den Einträgen im Adressbuch.
Vorgehen
Zunächst werden die gewünschten Adressen gekennzeichnet. Danach werden alle Datensätze des Adressbuchs in eine Datei exportieren. Diese Datei wird mit Hilfe einer Tabellenkalkulation geöffnet und dann weiter bearbeitet. Das finale Ergebnis kann dann für Serienbriefe und anderes genutzt werden.
Kennzeichnung der Adressen
Zur Kennzeichnung der Adressdaten bietet Cardbook den Bereich der „Benutzerdefinierten Eigenschaften“.
Diese Eigenschaftsfelder werden durch Anklicken geöffnet. Die vier Felder können als Sortierkriterium genutzt werden. Bei bis zu vier Unterscheidungen kann jedes Feld für einen spezifischen Anlass genutzt werden. Ansonsten können unterschiedliche Stichworte in den Feldern benutzt werden.
Exportieren des Adressbuchs
Nun werden alle Adressen des Adressbuchs exportiert.
Dazu auf die drei Punkte an der rechten Seite des Adressbuchnamens klicken. Dann erscheint das Kontextmenü. Dort „Exportieren…“ anklicken. Anschließend einen Dateinamen auswählen und mit „Speichern“ bestätigen. Die Dateiendung .csv wird automatisch angehängt. CSV beschreibt die Formatierung der Adressdatensätze.
Öffnen mit der Tabellenkalkulation
Zum Öffnen der exportierten Datei gibt es zwei Wege. Entweder durch Doppelklick auf den Dateinamen im Dateimanager bzw. Dateiexplorer oder in dem die Tabellenkalkulation gestartet wird und dort die gespeicherte Datei importiert wird.
Nachdem Doppelklick auf den Dateinamen geht der Import-Dialog der Tabellenkalkulation auf. Hier ein Beispiel mit LibreOffice Calc:
Der Import-Dialog kann normalerweise einfach mit OK bestätigt werden.
In der ersten Zeile steht der Feldname der Spalte. Das Trennzeichen in der Datei ist das Komma. Das Zeichenfolgen-Trennzeichen ist richtig als “ erkannt. Bei Bedarf kann das Format von Geburtstagen in dem Spaltenkopf durch Klicken auf „Standard“ angepasst werden.
Nachbearbeitung in der Tabellenkalkulation
Die nachfolgende Bearbeitung erfolgt nun mit den Mitteln der Tabellenkalkulation.
Beispielhaft sollen alle Zeilen, also Adressen, gelöscht werden, die einen bestimmten Inhalt in einem Benutzerdefinierten Feld haben. Dazu wird zunächst der AutoFilter aktiviert.
Der Autofilter für eine bestimmte Spalte ist durch das ausgefüllte kleine Dreieck im Spaltenkopf erreichbar. In dem Menü können dann alle Einträge abgewählt werden, die nicht gelöscht werden sollen.
Dann bleiben die zu löschenden Zeilen sichtbar. Diese werden dann markiert, z.B. mit der Maus auf die Zahlen am linken Rand klicken und nach unten fahren. Die oberste mit den Spaltennamen und AutoFiltern bleibt außen vor. Mit einem Klick mit der rechten Maustaste auf die Zahlen erscheint das Kontextmenü. In diesem wird der Eintrag „Zeilen löschen“ ausgewählt. Nun werden die anderen Zeilen in dem zuletzt benutzten AutoFilter wieder sichtbar gemacht.
Bewertung
In diesem Post wurde gezeigt, wie eine Liste mit Adressen erzeugt werden kann. Basis war die Kontaktliste im Thunderbird, die auch als CardBook bekannt ist. Dort werden die Adressen gekennzeichnet. Schön wäre, wenn ein Filter schon beim Export genutzt werden könnte. Das ist leider nicht der Fall, so dass eine Tabellenkalkulation wie LibreOffice Calc für die Auswahl genutzt werden muss.
Ich freue mich über Feedback.